3 tips bij het voorbereiden van je functioneringsgesprekken

De gemiddelde ondernemer voert functioneringsgesprekken met zo’n 8-15 medewerkers. Om dat allemaal soepel te laten lopen, zorg je voor een goede voorbereiding en kun je het beste ruim van te voren beginnen met het plannen van alle activiteiten. 

Jaarlijks voeren leidinggevenden in Nederland zo’n 4,5 miljoen beoordelingsgesprekken.

Door veel leidinggevenden worden deze gesprekken als een lastig onderdeel van het werk gezien.

Als jij het ook elk jaar weer een moeilijke opgave vindt, lees dan al onze blogartikelen over het houden van functioneringsgesprekken. Door een aantal simpele tips ervaar je dan minder druk, lopen je gesprekken soepeler en verstevig je de band met je medewerkers.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Dat geldt ook bij de functioneringsgesprekken met je medewerkers. Daarnaast is het voeren van functioneringsgesprekken ‘serious business‘. Voor je medewerkers is het vaak een spannend moment.

Ook al heb jij veel contact met je medewerkers, tijdens een functioneringsgesprek staat hun functioneren centraal en dat voelt voor veel mensen kwetsbaar.

Maak daarom de komende weken tijd vrij om de gesprekken goed voor te bereiden.

1  plan al je activiteiten rond de functioneringsgesprekken

Maak er geen ad hoc klus van. Start met een planning. Wanneer ben je van plan de gesprekken met je medewerkers te voeren?

Plan vervolgens terug in de tijd.
Wanneer bereid je de gesprekken voor? Wanneer zet je jouw bevindingen over hun prestaties op papier? Van wie heb je nog informatie over de medewerker nodig?

Door hier even rustig over na te denken of dit uit te werken, ervaar je meer rust in de aanloop naar je gesprekken en heb je nog de tijd om punten aan te vullen of te wijzigen.

2  check je dossiers

Loop de gemaakte afspraken met elk van je medewerkers na. Weet je nog goed welke afspraken jullie hebben gemaakt? Heeft de medewerker de resultaten gehaald?

Ga per medewerker na of je voldoende informatie hebt om tot een objectief en onderbouwd verhaal te komen. Kun je voldoende feiten of situaties benoemen die je bevindingen onderbouwen? Vul de komende tijd ontbrekende informatie aan.

3 houdt rekening met verschillende scenario’s

Sta stil bij alle mogelijke reacties op jouw bevindingen. Probeer je een voorstelling te maken van de manier waarop je medewerker op je bevindingen reageert.

Vooral bij gesprekken met medewerkers die niet goed functioneren, is het prettig om vanuit hun verschillende reacties over jouw gespreksvoering na te denken.

Wat doe je als iemand boos wordt? Of gaat huilen? Heftig gaat ontkennen? Of juist zwijgt?

Door de verschillende reacties in je hoofd als een filmpje te laten passeren en jouw reactie te bepalen in de verschillende scenario’s ga je rustiger en krachtiger het gesprek met je medewerker in. Je bent immers op alle reacties voorbereid.

Maar ook bij gesprekken met je succesvolle medewerkers is het interessant om te bedenken hoe ze reageren. Je kunt alvast ideeën verzinnen om ze nog meer te motiveren afhankelijk van hun reactie en houding als je complimenten geeft.

Sta stil bij de reacties die je van je medewerkers verwacht en anticipeer daarop.

Begin op tijd met de voorbereiding van je functioneringsgesprekken.

Dat levert je rust en overtuiging op. En bedenk je vooraf nog eens goed waarom je ook al weer functioneringsgesprekken voert. Wat levert het jou op? Hoe belangrijk zijn de gesprekken voor jou? En voor je bedrijf?

Door bewust na te denken over jouw intentie, ga je de gesprekken meer als onderdeel zien van het grotere geheel. En worden ze veel waardevoller…..

© de Wereld van Personeel

vrijdag 27 september 2019
Esther Mallant

Ik ben ervan overtuigd dat de manier waarop je als ondernemer omgaat met je medewerkers veel invloed heeft op het succes van je bedrijf. Daar help ik je graag bij. In mijn blogs breng ik het managen van medewerkers terug tot de essentie. Geen uitgebreide achtergrondinformatie en ingewikkelde adviezen, vooral praktische en slimme tips.

Gratis mini e-book

Drie prikkelende vragen aan je medewerkers, die je direct meer winst opleveren.
En die jij vergeet te stellen...